Perusahaan kecil maupun besar sudah banyak yang memilih untuk menggunakan sistem ini demi meningkatkan produktivitas karyawannya. Namun ternyata, masih ada beberapa perusahaan yang memilih untuk tidak menggunakan sistem telepon internal ini, terutama perusahaan skala kecil yang masih berkembang. Padahal, sistem ini diperlukan untuk mendukung efektivitas kerja.
Kekurangan Tidak Menggunakan Sistem Telepon Internal di Kantor
Jika sampai saat ini perusahaan Anda tidak atau belum menggunakan sistem telepon internal, beberapa kekurangan ini perlu diperhatikan karena dapat mempengaruhi kinerja perusahaan.
1. Aktivitas telepon tidak terpantau dan lebih boros
Telepon biasa tetap memerlukan biaya untuk pulsa meskipun hanya menelepon dalam durasi pendek dan berada di ruangan yang sama, hal ini tidak seperti sistem telepon PABX yang bebas pulsa. Selain itu, jika tidak menerapkan sistem telepon PABX, kantor tidak bisa memantau aktivitas telepon yang dilakukan. Akibatnya, telepon kantor bisa disalahgunakan untuk kepentingan pribadi atau hal lain yang tidak berhubungan dengan pekerjaan.
2. Butuh waktu yang lebih lama untuk menyampaikan informasi
Sebuah perusahaan umumnya memiliki beberapa bagian atau divisi dimana masing-masing memiliki peran penting. Agar organisasi ini berjalan dengan baik, komunikasi antar divisi tidak boleh terhambat. Tanpa telepon PABX, Anda mungkin akan membutuhkan waktu yang lebih lama untuk menyampaikan sesuatu kepada divisi lainnya. Misalnya apabila jarak antar divisi berjauhan, Anda perlu berjalan terlebih dahulu baru menyampaikan informasi secara lisan.
3. Sulit berkomunikasi dengan efektif
Masalah jarak antar divisi yang berjauhan mungkin bisa diselesaikan dengan jalur komunikasi melalui chat. Namun biasanya, ada beberapa informasi yang sulit dijelaskan lewat chat. Sedangkan bila melakukan conference call atau video call dengan aplikasi diperlukan jaringan yang kuat. Sehingga saat jaringan di kantor tidak terlalu bagus, komunikasi melalui aplikasi ini tidak selalu efektif. Belum lagi ketika yang dibicarakan adalah suatu hal yang bersifat rahasia.
Keuntungan Menggunakan Sistem Telepon PABX di Kantor
Dengan melihat beberapa kekurangan diatas, bisa diambil kesimpulan bahwa menggunakan sistem telepon PABX di kantor adalah solusi tepat karena bisa memberikan berbagai keuntungan, diantaranya:
1. Menghemat biaya komunikasi
Sistem telepon internal pada dasarnya merupakan sistem yang dapat menghubungkan beberapa ekstensi dalam satu nomor telepon. Hal ini membuat karyawan di kantor anda dapat berkomunikasi dengan divisi lain tanpa memerlukan biaya pulsa.
2. Meningkatkan fleksibilitas komunikasi
Kelebihan lain dari sistem telepon PABX pada kantor yaitu, memudahkan anda dalam berkomunikasi secara fleksibel kepada sesama karyawan maupun rekan bisnis. Dengan fleksibilitas komunikasi yang baik, maka pekerjaan pun akan menjadi efektif dan efisien.
3. Dapat melacak telepon masuk dan keluar
Sistem telepon PABX dapat memantau telepon masuk dan keluar. Selain itu, dapat pula mengatur siapa saja yang boleh melakukan panggilan telepon ke nomor tertentu. Sehingga penggunaan telepon kantor tidak akan disalahgunakan untuk kepentingan pribadi atau lainnya.
4. Tidak memerlukan operator telepon
Dengan sistem yang sudah dapat mencakup semua jaringan telepon di satu kantor, Anda tidak memerlukan seorang operator telepon untuk mengangkat panggilan di kantor sehingga Anda dapat menghemat biaya operasional.
OXO Connect R2 dan Rainbow
Untuk menunjang produktivitas kerja di kantor Anda, Alcatel-Lucent Enterprise menghadirkan OXO Connect R2 yang menawarkan pengalaman komunikasi berkualitas dengan harga yang terjangkau. Sistem telepon PABX ini memiliki kemampuan menghubungkan 20 hingga 300 ekstensi telepon, sehingga cocok digunakan untuk bisnis dengan berbagai skala.
OXO Connect R2 memiliki fitur rangkaian lengkap telepon kabel dan nirkabel, berbagai aplikasi desktop untuk meningkatkan produktivitas, peningkatan mobilitas di luar lokasi untuk membuat pengguna tetap terhubung di mana saja dan kapan saja, pesan suara sederhana untuk routing panggilan terintegrasi dan penyampaian salam yang profesional, infrastruktur jaringan tunggal untuk layanan suara dan data, dan dapat diintegrasikan dengan layanan cloud Rainbow.
Berbagai fitur dari OXO Connect R2 tersebut dapat memberikan Anda banyak keuntungan diantaranya memperluas komunikasi bisnis Anda seiring pertumbuhan perusahaan dengan pengguna tambahan dan layanan terintegrasi berbasis cloud, menawarkan pengalaman pelanggan yang luar biasa dengan meningkatkan resolusi panggilan pertama dan proses pengambilan keputusan, pengembalian investasi yang cepat dengan memanfaatkan konektivitas analog dan digital, mengurangi biaya dengan memanfaatkan jaringan IP tunggal untuk suara dan data, dan kemudahan proses instalasi di lapangan.
Sedangkan layanan cloud Rainbow, salah satu fitur dari OXO Connect R2, merupakan platform video dan komunikasi berbasis cloud. Aplikasi ini tangguh dan mudah digunakan yang dirancang untuk mendukung kebutuhan manajemen waktu, keamanan, dan privasi Anda. Solusi komunikasi bisnis Rainbow menawarkan alat kolaborasi yang ramah pengguna dari suara ke video, yang menghubungkan orang, mesin, dan proses.
Rainbow memiliki lima fitur utama yaitu dapat diakses dari perangkat apapun, berbagai cara komunikasi dalam satu aplikasi, audio dan video yang berkualitas tinggi, dapat melakukan panggilan telepon Voice over Internet Protocol (VoIP). Aplikasi ini memanfaatkan teknologi terbaru untuk berintegrasi dengan aman ke dalam proses bisnis, aplikasi, dan alur kerja perusahaan Anda. Rainbow juga membantu Anda terhubung dengan banyak orang melalui manajemen waktu yang dioptimalkan, akses platform yang aman, dan integritas data yang ketat.
Berbagai keuntungan pun bisa Anda dapatkan dengan menggunakan Rainbow. Diantaranya manajemen waktu yang optimal karena aplikasi ini menghilangkan kecemasan terkait dengan penggunaan teknologi baru yang bertukar informasi dalam jumlah besar, jaminan keamanan data dengan ISO 27001 yang memiliki fitur mencegah dan mendeteksi ancaman keamanan, dan audio serta video meeting hingga 120 peserta dan 12 streaming video secara bersamaan.
Bila Anda ingin mengetahui lebih lanjut tentang OXO Connect R2 dan Rainbow atau produk-produk Alcatel-Lucent Enterprise lainnya, silahkan sampaikan pertanyaan kepada kami melalui halaman Hubungi Kami, atau gunakan fitur online chat yang ada di website ini.